Ngày nay hoá đơn điện tử đang là xu hướng hoá đơn hiện đại, do hoá đơn điện tử ra đời nên có rất nhiều ưu thế so với hoá đơn giấy truyền thống. Việc sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí vận chuyển bảo quản hóa đơn, giảm thiểu các thủ tục hành chính, an toàn, bảo mật… Tuy nhiên, đến nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ những ứng dụng của Hoá đơn điện tử trong hoạt động doanh nghiệp nên còn gặp những thắc mắc trong quá trình triển khai.
Ứng dụng hoá đơn điện tử giúp gì trong hoạt động doanh nghiệp
Thay vì phải đầu tư nhân sự ghi chép các hoạt động giao dịch hóa đơn thì giờ đây, với ứng dụng phần mềm hóa đơn tự in, bộ phận kế toán sẽ không cần phải thực hiện các thao tác thủ công này. Tất cả các hoạt động trao đổi, mua bán có phát sinh hóa đơn đều sẽ được phần mềm lưu lại trên hệ thống rõ ràng. Do vậy, bạn sẽ không phải bận tâm về việc kiểm tra hay lo lắng thiếu sót hóa đơn của doanh nghiệp.
Nhờ tính năng lưu lại tất cả các dữ liệu trên phần mềm của hệ thống rõ ràng, do đó người phụ trách sẽ có thể dễ dàng tra cứu, kiểm tra thông tin nhanh chóng chính xác. Việc làm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự thực hiện mà còn giúp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.
Vì được lưu trữ trên hệ thống điện tử, do đó các hóa đơn giao dịch sẽ không thể bị mất mát, hư hỏng khi xảy ra sự cố. Đồng thời, phần mềm hóa đơn được mã hóa trên hệ thống riêng của doanh nghiệp, do đó sẽ tránh được việc lộ các thông tin hóa đơn cần bảo mật.
Đọc thêm: Lợi ích khác biệt của Hoá đơn điện tử Viettel
Điều kiện để khởi tạo hoá đơn điện tử:
Có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu phải được niêm yết công khai tại trụ sở doanh nghiệp hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp trong thời gian sử dụng hóa đơn. Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có trách nhiệm phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định.
Trên đây là nội dung và thông tin ứng dụng của Hoá đơn điện tử trong doanh nghiệp. Hy vọng có thể tương thích với mọi hệ thống quản lý hiện có của khách hàng, giúp khách hàng nắm vững phương thức hoạt động giao dịch điện tử thuận tiện và tiết kiệm nhất.
